新人公務員必見!起案文書はこうすれば書ける!

仕事術

公務員の皆さんこんにちは!

地方公務員9年目のはらしょ~です。

新人公務員の皆さんは、もう起案文書を書かれたでしょうか?

そもそも

起案って何?

そんな方も多いのでは!?

今回は、既に1000以上の起案をした僕が、起案文書とは何ぞやということ、起案文書の書き方をご説明します!

起案ってナニ?

まず、起案とは何なのかをご説明します。

起案とはズバリ、

新人

この事業やって良いですか?

上司

書類カンペキだね!やって良いよ!

ということです。

つまり、役所として何かをやるときに、上司の承認を得ることです。

少し難しい言い方をすると、「自治体としての意思決定を行う」ということですね。

また、上司が起案内容をOKであると決定することを、決裁「決裁がおりる」と言います。

SNSの投稿まで?こんなことにも起案が必要!

さて、自治体としての意思決定とは言ったものの、実はかなり地味な作業まで起案が必要だったりします。

例えばツイッターの投稿。自治体によっては投稿する文字をあらかじめ内部で確認し、上司のOKが出てから投稿している自治体もあります。

ハサミ1本買うのにも起案が必要です。

そんなんだから、非効率とか地味な仕事と言われるんじゃ…

確かに、なんでもかんでも起案するのは考え物です。

ですので、SNSの投稿程度なら起案無しでやっても良いという自治体もありますよ。

ともかく、役所にしろ県庁にしろ国家公務員にしろ、公務員として働く以上、起案は必須の事務だと覚えておいて下さい。

起案文書の書き方(具体例付き)

さて、では皆さんが知りたい起案文書の書き方です。

書く内容としては次のようなものがあります。

  1. いつ、どの部署の誰が書いたのか?
  2. いつ、どこで誰が何をするという意思決定か?
  3. 添付書類

順番に見ていきましょう。

▼いつ、どこの部署の誰が書いたのか?

皆さん起案する際に、「起案日」や「所属部署」「名前」「内線番号」等を書くと思います。

行政文書は、役所がどのようなことをしたのか、記録として残す必要があるのでこういったことを書きます。

▼いつ、どこで誰が何をするという意思決定か?

ココがとても重要です。例えばこんなパターンを考えてみましょう。

市民マラソン大会の参加者募集の起案をするぞぉ。

この場合、まず件名が必要になります。

「市民マラソン大会に係る参加者募集について」

で良いですね。

ちなみに、件名については多くの場合が

「Aに係るBについて」

あるいは

「Bについて(A)」という形で書きます。

ここで皆さん次のように思われるでしょう。

「市民マラソン大会の参加者募集について」じゃダメなの?

ダメでは無いですが、「○○に係る~」という書き方を役所ではよく見ます。細かいことは、上司に合わせればいいです。

そして内容ですが、このような募集の告知の場合、重要ポイントは「いつから募集するか」「いつから情報解禁するか」です。

その他の情報は上司によって書く・書かないの好みがありますので、修正指示があったら直しておけばいいでしょう。100%確実に赤ペンが入らない起案を作るのは不可能です

というわけで、上記の起案を作成するとこのようになります。

起案文書のレイアウトは役所によって違うでしょうが、書く内容はこんな感じにして、あとは上司に合わせて追加・削除すればOKです。赤ペン修正は「されるもんだ」と考えておきましょう。

これに添付書類として、募集要項とチラシでも付けておけばいいでしょう。

上司によっては会議の議事録を付けてほしいと言われるケースもありますが、紙がもったいないので、僕はつけずに回覧しています。上司に言われたら付ける感じですね。

起案については役所によってルールが違いますので、公務員ブロガーである納さんの記事も参考にしてみてください。

更に事務力向上!ワンポイント説明

さて、起案文書の作り方は以上ですが、ここで起案に関する用語について説明しておきますね。覚えておくと事務力アップです。

▼決裁日

決裁がおりた日です。つまり最後までハンコをもらった日です。

▼施行日

決裁がおりたあと、起案内容を実行した日です。

▼決裁区分

誰にまで、起案文書の承認をもらうかということです。課長、部長、局長、副市長、市長などがあります。これは役所によって異なります。

そして、どの役所にも必ずある「事務決裁規定」に書いてありますので、時間があるときに読んでみましょう。

▼合議

読み方は「あいぎ」または「ごうぎ」です。人によって読み方が違います。僕は「ごうぎ」派です。

自分の課以外に、起案を確認してもらうことです。上記の例では情報発信に関することなので、広報課を、高齢者参加も予想して生涯学習課を合議としました。

これもやはり「事務決裁規定」に書いてあります

▼文書記号

所属課の何番目の文書かということです。他の役所や県庁、国から届いた紙の右上にも書かれているので、見てみてください。

▼保存年限

役所の文書は一定期間保存してから、破棄します。

じゃあこの文書はいつまで保存するの?というものです。

保存年限が分からない場合は先輩に聞きましょう。

▼施行方法

どのように起案内容を実行したかを書きます。

例えば市民に文書を送る起案の場合、普通に送るのか、速達で送るのかなどを書きます。

例のような起案内容だったら、特別なことをしていないので、「通常」などと書きます。

これは役所によってルールが異なるようなので、先輩や上司に確認してみてください。

▼公開区分

文書をどの程度公開するかです。

まず覚えておいてほしいのが、「行政情報は、基本的に公開である」ということです。

よって、多くの起案文書で、ここは「全部公開」となります。

ただ、個人あての文書を発送する起案もあるでしょう。この場合は、発送する文書は公開できるけど、発送先は公開できないので、「部分公開」にします。

他には人事情報などプライバシーにかかわることは「非公開」などもあります。

まとめ

以上が起案文書に関しての説明です。

職場で研修するとなると半日くらいかかるのですが、頑張ってブログにまとめてみました。

みなさんの仕事がやりやすくなったら嬉しいです。

文書の作成と言えば、この本が大好評です。

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また、動画では他の起案文書の例を解説しています。是非チェックして、起案を自分のモノにしてくださいね。

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